e-Arşiv Fatura
e-Arşiv fatura, kağıt faturayla aynı hukuki geçerliliğe sahip bir fatura türüdür. e-Arşiv fatura, elektronik fatura sistemine dahil olmayan şirketlere veya son kullanıcılara elektronik ortamda fatura gönderimini mümkün kılar.
e-Arşiv Fatura
e-Arşiv fatura, kağıt faturayla aynı hukuki geçerliliğe sahip bir fatura türüdür. e-Arşiv fatura, elektronik fatura sistemine dahil olmayan şirketlere veya son kullanıcılara elektronik ortamda fatura gönderimini mümkün kılar.
e-Arşiv Fatura Nedir?
E-arşiv fatura, Gelir İdaresi tarafından belirlenen uygulama alanlarıyla birlikte elektronik fatura türlerinden biridir. Bir şirket, e-fatura sistemine geçmiş olsa da e-arşiv fatura düzenleyebilir. Ayrıca, e-faturaya geçmeyen işletmeler de e-arşiv fatura kullanabilir. Eğer bir işletme e-faturaya geçmiş fakat müşterisi hâlâ geçmemişse, bu durumda düzenlenen fatura e-arşiv faturası olacaktır. Ancak işletme e-faturaya geçmemişse ve kağıt fatura kullanıyorsa, GİB’in belirlediği şartlara uygun olarak e-arşiv faturası düzenlemelidir.
e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
E-Arşiv Fatura ve e-Fatura’ya, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Portalı üzerinden, Bilgi İşlem Sistemi entegrasyon yöntemiyle ya da özel entegratör aracılığıyla geçiş yapabilirsiniz. Bu geçiş için ilk adım, tüzel kişiler için bir mali mühür veya gerçek kişiler için bir e-İmza sertifikası edinmektir.
e-Arşiv Fatura Kimler İçin Zorunludur?
509 numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği hükümlerine göre;
• e-Fatura sistemine entegre olmayan mükellefler, işletmeler arası düzenlenecek faturaların vergiler dahil tutarı 2000 TL’yi, bireysel tüketicilere düzenlenecek faturaların tutarı ise 5000 TL’yi aştığında, bu faturaları e-Arşiv Fatura olarak düzenlemek zorundadır.
• e-Fatura sistemine geçiş zorunluluğu olan mükellefler aynı zamanda e-Arşiv Fatura sistemine de geçmekle yükümlüdür.
• İnternet satış platformları, internet üzerinde ilan yayınlayanlar ve internet reklam aracıları gibi e-ticaret paydaşları da e-Fatura ve e-Arşiv Fatura sistemlerine geçmek zorundadır.
• 01.01.2020 itibarıyla meyve ve sebze ticaretiyle uğraşan tüccarlar ve komisyoncular, Hal Kayıt Sistemi kapsamında e-Arşiv Fatura sistemine dahil olmak zorundadır.
• Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu lisansına sahip akaryakıt sektöründe faaliyet gösteren tüm mükellefler, Tebliğde belirtilen geçiş tarihlerinde e-Arşiv Fatura sistemine geçmekle yükümlüdür.
e-Arşiv Faturanın Avantajları Nelerdir?
e-Arşiv Fatura kullanımın işletmeler sağladığı birçok avantaj bulunmaktadır. Bu faydaları kısaca sayacak olursak;
Tahsilat süreçlerini hızlandırır: Fatura izleme süreciyle uğraşmak yerine e-arşiv faturalarınızı hızlıca ileterek zaman kazanın. Tahsilat sürecinizi hızlandırın ve alacaklarınızı daha çabuk tahsil edin.
Daha hızlı ve daha kolay fatura oluşturun: Hem maliyetlerinizi azaltın hem de iş yükünüzü hafifletin; kağıt, mürekkep, zarf, postalamaya harcanan zaman ve arşivleme gibi işlemlerle uğraşmayı sonlandırın.
Çevreyi koruyun: e-Fatura ve e-arşiv fatura kullanarak, fatura kesim süreçlerinizde kağıt tüketimini azaltarak doğal kaynakların korunmasına katkıda bulunun.
Kağıt faturaları saklamakla uğraşmayın: Faturalarınızı dijital ortamda güvenli bir şekilde arşivleyerek fatura saklama iş yükünden ve maliyetlerinden kurtulun. İhtiyaç duyduğunuzda kolaylıkla eski faturalarınıza erişim sağlayın.
Faturaları müşterilerinize anında ulaştırın: E-fatura veya e-arşiv fatura fark etmeksizin, oluşturduğunuz faturalarınızı sistem üzerinden tek tıkla müşterilerinize ulaştırın ve anında gözden geçirin. Faturalarınızın müşterilere ulaşmama veya kargo kayıpları gibi sorunlardan kurtulun.
e-Faturanın avantajları, özellikle büyük işletmeler için çok önemlidir. e-Fatura kullanımı ile işletmeler, kağıt israfını azaltır, zaman ve maliyet tasarrufu sağlar, hata oranını düşürür, muhasebe işlemlerini kolaylaştırır ve vergi denetiminde etkinliği artırır.
e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemi gibi internet üzerinden kolayca oluşturulabilir. Gelir İdaresi Başkanlığı Portal sistemine giriş yaparak, İnternet Vergi Dairesi sisteminde kullandığınız bilgilerle oturum açabilirsiniz. Arşiv Portal sekmesinde ‘Belge İşlemleri’ seçeneğini seçerek ‘Fatura Oluştur’ butonuna tıklamanız gerekmektedir. Gerekli alanları doldurduktan sonra ‘Oluştur’ butonuna tıkladığınızda fatura taslaklarınıza kaydedilir. Taslaklar bölümünde faturayı tekrar kontrol ettikten sonra GİB İmza butonuna tıklamanız gerekmektedir. Cep telefonunuza gelen kodu girerek faturayı onaylayabilirsiniz. Ayrıca, e-Arşiv Fatura özel entegratörler aracılığıyla da kesilebilir. Elektronik fatura kesimi, özel entegratörün sistemine göre farklılık gösterebilir.
e-Arşiv Fatura Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
e-Arşiv Fatura e-Faturadan farkı nedir?
Hem e-fatura hem de e-arşiv fatura elektronik fatura türlerindendir. e-fatura, karşılıklı olarak e-faturaya geçmiş işletmeler arasında kullanılırken; e-arşiv faturası e-faturaya geçmiş firmalar tarafından e-faturaya geçmemiş firmalara veya son tüketiciye düzenlenebilir. Ayrıca, e-faturaya geçmemiş firmaların GİB tarafından belirlenen şartlar dahilinde e-arşiv fatura düzenlemesi gerekmektedir.
e-Fatura kullanıcısı değilim, e-arşiv fatura kesebilir miyim?
2022 yılına kadar e-arşiv fatura düzenleyebilmek için e-fatura sistemine kayıtlı olmak gerekmekteydi. Ancak GİB tarafından yapılan son düzenleme ile, özel entegratörler aracılığıyla e-arşiv faturası gönderebilmek için zorunlu e-fatura kullanıcısı olma şartı kaldırıldı. Bu değişiklikle birlikte, GİB tarafından belirlenen 4.400 TL ve 5.000 TL fatura limitleri için özel entegratörler vasıtasıyla e-fatura sistemine geçmeden de e-arşiv faturası düzenleme yetkisi sağlanmış oldu. Genel olarak, e-fatura kullanıcısı olmasanız bile GİB Portal entegrasyonu sayesinde e-arşiv fatura oluşturabilir ve müşterilerinizle paylaşabilirsiniz.
e-Arşiv fatura kimler için zorunludur?
İnternet üzerinden mal veya hizmet satışı yapan ve yıllık cirosu 5 milyon TL ve üzerinde olan firmaların e-arşiv fatura düzenlemesi zorunludur. Ayrıca, aynı gün içinde vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen toplam fatura tutarı 5 bin TL ve üzerinde olanlar için, vergi mükellefleri için ise Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen 4.400 TL ve üzeri fatura tutarları için e-arşiv fatura kesme zorunluluğu getirilmiştir.
e-Arşiv faturaya nasıl başvurulur?
e-Arşiv fatura düzenleme programına başvuru yapmak için iki seçenek bulunmaktadır: Bunlardan ilki, özel entegratörler aracılığıyla yapılan başvurudur. İkinci seçenek ise Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Portalıdır.
e-Arşiv Fatura iptal edilir mi?
Bu konuda GİB ve özel entegratörler arasında farklılık gösterebilecek prosedürler bulunmaktadır. GİB e-Arşiv Portalı üzerinden yapılan e-arşiv fatura iptali mümkün değildir. Fakat farklı özel entegratör programlarında e-arşiv fatura iptali gibi işlemler kolaylıkla gerçekleştirilebilir.