e-Defter
Firmalar için tutulması zorunlu olan büyük defter ve yevmiye defterlerinin yönetmeliklere uygun olarak elektronik ortamda hazırlanıp, muhafaza edildiği e-belge uygulamadır. Muhasebe programına bağlı olmadan, bütün muhasebe programlarından kayıtları alarak e-Defter oluşturur
e-Defter
2011’de başlatılan Elektronik Defter uygulaması, 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na (TTK) tabi olan işletmelerin, geleneksel yevmiye defteri ve defter-i kebir defterlerini tutma yükümlülüğünden bağımsız olarak, bu defterleri TTK ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nda (VUK) belirlenen kurallardan bağımsız bir şekilde elektronik ortamda kaydetmelerine olanak tanımıştır. GİB tarafından yönetilen e-Defter uygulaması, ticari defterlerin dijital platformda tutulmasını mümkün kılmaktadır.
e-Defter Nedir?
2011’de başlatılan Elektronik Defter uygulaması, Türk Ticaret Kanunu’na (TTK) göre ticari defter tutma zorunluluğu olan işletme sahiplerine, yevmiye defteri ve defter-i kebir defterlerini geleneksel kurallardan bağımsız bir şekilde elektronik ortamda kaydetme olanağı sunuyor. E-Defter uygulaması, ticari defterlerin dijital formatta tutulmasına imkan tanıyan ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yönetilen bir sistemdir.
e-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?
e-Defter uygulamasına geçmek isteyen şirketler, kendi mali mührünü temin ettikten sonra veya bireyler ise kendi mali mührünü ya da e-imzasını alarak başvurularını https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ adresinden gerçekleştirebilirler.
E-Fatura sistemi için kullandığınız mali mührü veya e-imzanızı, e-Defter uygulamasına başvurmak için de kullanabilirsiniz. Ancak, unutmayın ki posta yoluyla yapılan başvurular kabul edilmiyor.
e-Defter Kimlere Zorunludur?
E-Defter uygulaması her ticari işletme için zorunlu olmasa da Gelir İdaresi Başkanlığı, belirli sınırları aşan firmalar için bunu zorunlu kılmıştır. E-Defter uygulamasının zorunlu olup olmadığı, işletmenin cirosuna, sunduğu hizmete ve bu ciroların hangi yıllar içinde gerçekleştiğine bağlı olarak değişmektedir. E-Defter ve E-Fatura uygulamaları zorunlu olan işletmeler şunlardır:
2021 yılında cirosu 4 milyon TL’nin üzerinde olan mükellefler, 01.07.2022 tarihine kadar E-Fatura, 01.01.2023 tarihinden itibaren de E-Defter uygulamasına geçmek zorundadırlar.
2022 yılında cirosu 3 milyon TL’nin üzerinde olan mükellefler ise yine aynı şekilde 01.07.2023 tarihine kadar E-Fatura, 01.01.2024 tarihine kadar da E-Defter uygulamasına geçiş yapmak zorundadırlar.
Gayrimenkul, motorlu taşıt alım-satımı veya kiralama hizmeti veren işletmeler, 2020 ve 2021 yıllarında 1 milyon TL’nin üzerinde ciro yapmışlarsa, 01.07.2022 tarihine kadar E-Fatura, 01.01.2023 tarihinden önce de E-Defter uygulamasına geçiş yapmak zorundadırlar.
Kültür ve Turizm Bakanlığı veya ilgili belediyelerden yatırım belgesi veya işletme belgesi alan konaklama hizmeti veya otel işletmeleri, hiçbir ciro sınırlamasına tabi olmadan 01.07.2022 tarihine kadar E-Fatura, 01.01.2023 tarihine kadar da E-Defter sistemine geçmelidirler.
E-Ticaret faaliyetleri gösteren işletmeler, 2020 ve 2021 yıllarında 1 milyon TL’nin üzerinde ciro yapmışlarsa, 01.07.2022 tarihine kadar E-Fatura, 01.01.2023 tarihine kadar da E-Defter sistemine başvurmak zorundadırlar. 2022 yılında 500 bin TL’nin üzerinde cirosu olan E-Ticaret işletmeleri ise 01.07.2023 tarihine kadar E-Fatura, 01.01.2024 tarihine kadar da E-Defter uygulamasına geçmelidirler.
e-Defter Avantajları Nelerdir?
Hızla ilerleyen teknolojinin beraberinde getirdiği dijital dönüşüm, her sektörde kendini göstermeye devam ediyor. Bu dönüşümün bir ürünü olarak ortaya çıkan E-Defter, kullanıcılarına birçok avantajlı fırsat sunuyor. E-Defter uygulaması aracılığıyla, çeşitli alanlarda tasarruf sağlayabilir ve tüm bilgilerinizi güvenli bir şekilde kayıt altına alabilirsiniz. E-Defter’in sunduğu avantajları şu şekilde özetleyebiliriz:
İşletmelerin Vergi Usulü Kanunu’na göre onaylı defterlerini 5 yıl boyunca muhafaza etmeleri gerekiyor. Ancak kağıda basılı defterlerin saklanması için yer ve zamana ihtiyaç duyulmaktadır. E-Defter uygulaması sayesinde, tüm belgelerinizi elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklayabilir ve arşivlenen belgelere istediğiniz zaman kolayca erişebilirsiniz, bu da yer ve zaman kısıtlamasını ortadan kaldırır.
E-Defter uygulamasıyla kağıt, mürekkep, baskı gibi giderlere ihtiyaç duyulmaz. Bu, maliyeti azaltır ve çevreyi atıklardan korur.
Belgelerin basılması, onaylanması, gönderilmesi ve arşivlenmesi gibi süreçler tamamen dijital ortamda gerçekleşir. Bu da noter işlemlerini ortadan kaldırır ve yer, zaman ve diğer kaynaklardan tasarruf sağlar, iş verimliliğini en üst düzeye çıkarır.
E-Defter uygulamasıyla kağıda basılan belgelerin depolanması için mekan ve zaman harcamaya gerek kalmaz. Ayrıca, elektronik belgelerdeki hataları düzeltmek kağıt üzerindekilerden daha kolaydır.
Uluslararası standartlara uygun hazırlanan E-Defter belgeleri, özellikle uluslararası faaliyet gösteren şirketler için büyük bir kolaylık sağlar.
e-Defter Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
e-Defter nedir?
Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre, şirketler vergi mükellefleri oldukları için finansal hareketlerini kayıt altına almak zorundadırlar. Bu yükümlülük nedeniyle tutulan defter-i kebir ve yevmiye defterlerinin elektronik ortama taşınmasına “e-Defter uygulaması” adı verilmektedir. Bu uygulama sayesinde söz konusu defterler dijital ortamlarda hazırlanır ve yine aynı ortamlarda saklanır. Resmi kurumlar, gerekli denetleme işlemlerini dijital ortamlarda gerçekleştirirler.
e-Defter başvurusu nasıl yapılır?
e-Defter uygulamasına geçmek isteyen şirketler, kendi mali mührünü temin ettikten sonra veya bireyler ise kendi mali mührünü ya da e-imzasını alarak başvurularını https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ adresinden gerçekleştirebilirler.
E-Fatura sistemi için kullandığınız mali mührü veya e-imzanızı, e-Defter uygulamasına başvurmak için de kullanabilirsiniz. Ancak, unutmayın ki posta yoluyla yapılan başvurular kabul edilmiyor.
e-Faturaya geçenler e-Deftere geçmek zorunda mı?
Vergi Usul Kanunu’na göre, e-Fatura’ya zorunlu geçiş yapması gereken mükellefler, (e-Fatura’ya geçiş süreci içinde) e-Defter kullanmak zorundadırlar. Ancak, e-Fatura’ya geçiş zorunluluğunuz yoksa, e-Defter kullanma zorunluluğunuz da bulunmamaktadır.
e-Defter kimlere zorunludur?
2023 yılında e-Fatura uygulamasına zorunlu olarak geçmek durumunda olan mükelleflerden, 1 Ocak 2024 itibariyle e-Defter uygulamasına geçiş yapmaları istenmektedir. Bu zorunluluğa tabi tutulan mükellef grupları şunlardır:
- 2022 hesap dönemi brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 3 Milyon TL ve üzeri olan işletmeler,
- e-Ticaret faaliyeti bulunan ve 2022 hesap dönemi brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 500 Bin TL ve üzeri olan işletmeler,
- Emlak ve gayrimenkul inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemleriyle uğraşan ve brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 2022 hesap dönemi için 500 Bin TL ve üzeri olan işletmeler,
- Motorlu taşıt alım, satım, kiralama işlemleriyle ya da bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan ve brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 2022 hesap dönemi için 500 Bin TL ve üzeri olan işletmeler,
- İnternet ortamında ilan yayını yapanlar ile internet reklamcılığı hizmet aracıları, 2022 hesap dönemi brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 500 Bin TL ve üzeri olan işletmeler.
Ayrıca, Türk Ticaret Kanunu’nun 397’nci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler, şartların sağlandığı yılı takip eden yılın başından itibaren e-Defter’e geçiş yapmak zorundadır.
E-Defter uygulamasına geçme zorunluluğu olan mükelleflerden; tam bölünme, birleşme veya nev’i değişikliği durumunda devrolunan veya birleşilen tüzel kişi mükellefler ile tam bölünme veya nev’i değişikliği sonucu ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler, işlemin ticaret siciline tescil tarihinden itibaren 3 ay içinde e-Defter’e geçiş yapmak zorundadırlar.