Dijitalleş dünyanın gelişerek büyümesiyle birlikte teknolojinin hayatımızı kolaylaştırdığı yadsınamaz bir hal aldı. Maliye Bakanlığı Gelir İdare Başkanlığı tarafından faaliyete geçirilen E-Dönüşüm birçok alanda kağıt ve zaman tasarrufu sağlamaktadır. Çok yönlü faaliyet alanı oluşturan e-Dönüşüm, iletişimden alışverişe, finansal hizmetlerden eğlenceye birçok günlük alışkanlığı kökten değiştiren faaliyet türüdür.
E-Dönüşüm nedir sorusu akla ilk bilginin elektronik ortamda düzenlenen faaliyetleri kapsayan bir uygulama olduğudur. E-Dönüşüm, dijital dönüşüm olarak bilinmektedir. İşletme veya kurumlarda işyerinde olan faaliyetlerin hepsini internet ortamında yapabilmesi, oluşturulan belgenin dijital ortamda düzenleyebilmesi, belgelerin dijital ortamda saklanabilmesi, elde edilen belgelerin hazırlanması ve görüntülenmesine dijital ortamda imkan veren bir işlemdir. Kısaca elektronik ortamda oluşturulan belgenin etkin bir şekilde yönetilmesini ve arşivlenmesini sağlar. İş hayatını farklı bir noktaya taşımıştır. Maliyet ve zaman avantajları ile verimliliği artırmayı amaçlar.
E-Dönüşüm faaliyetleri hatasız, kolay, hızlı, masrafı olmayan ve ekonomik bir şekilde iş süreçlerinin ilerlemesine olanak sağlar. Birçok sektörde kullanılmaya başlanmıştır. Kurumlarda kağıt tasarrufu sağladığı için işlerin hızlı, kolay ve çevreci bir tutumda olmalarını sağlamaktadır. E-Dönüşüm faaliyetlerinin hızlı bir şekilde entegre olması, yapılan işin kontrolünün dijital ortamlar üzerinde sağlanması ve iş yükünün azalarak yapılacak işin daha kısa bir sürede gerçekleşmesine sağlamaktadır.
E-Dönüşüm, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Bilet ve e-Adisyon gibi dijital dönüşüm uygulamalarıdır. Bu uygulamaların tamamı kapsamaktadır. E-Dönüşüm uygulamaları, faturalar için harcanan maliyet ve kağıt israfının önüne geçilerek tasarruf edilmesini sağlamıştır.
e-Dönüşüm Uygulamaları Nelerdir?
İnternet kullanım oranın ve online imzanın yaygınlaşması gibi süreçler e-Dönüşüm faaliyetlerine duyulan ihtiyacın artmasını sağlamıştır. E-Dönüşüm uygulamaları iş süreçlerini dijital ortama taşımak, elektronik belge yönetimi sağlamak ve iletişimi dijital kanallara taşımak için kullanılan çeşitli yazılım ve teknolojik araçlardır. İş süreçlerini kolay, hızlı ve birbiriyle entegre şekilde yürütmek isteyen işletme ve kurumlar için e-Dönüşüm birçok farklı avantaj sağlamaktadır. Bu uygulama sayesinde bir kişi, kurum veya işletmeler e-Fatura, e-Defter, e-İmza, çek veya banka ödemeleri gibi dijital ortamda daha hızlı ve kolay şekilde gerçekleştirebilir.
Kurum ve işletmeler ihtiyaçlarına uygun olan e-Dönüşüm sistemlerini seçebilir.
e-Fatura Nedir?
Son zamanlarda kullanım oranı git gide artan e-Fatura satıcı ve alıcı arasında güvenliği sağlayan önemli bir elektronik fatura türüdür. Eskiden kullanılan kağıt fatura yöntemleri ile kullanılan hukuki sistem aynıdır sadece bu işlemi dijital ortamda gerçekleştirir standart bir formatta hazırlanan e-Fatura değiştirilmeyecek mühürlenmiş elektronik bir belge haline gelir. Kağıt fatura zamanla kurum ve işletmeler için karmaşık ve zaman alıcı bir hale gelebilir. E-Fatura bunun önüne geçer ve bir faturanın elektronik bir ortamda hazırlanmasını, iletilmesini ve güvenli bir şekilde saklanmasını sağlayan bir dijital çözümdür. Satıcı ve alıcı arasında E-Fatura iş dünyasında sürdürülebilirliği ve etkinliği teşvik eden bir araçtır. Satıcı ve alıcı arasında oluşan ticari işlemi hızlandırır ve kolaylaştırır. Oluşacak kağıt israfının da önüne geçerek maliyet tasarrufu sağlamaktadır. Ayrıca manuel işlemlerin azalmasından dolayı hata olasılıkları azalmaktadır.
E-Fatura sayesinde işletme maliyetiniz düşer ve kağıt fatura kullanılmadığı için çevreye katkı sağlarsınız. E-Fatura dijital ortamda oluşturulduğu için mükellefe kağıt fatura gönderilmesine gerek yoktur. Fatura tahsilat süreci hızlanır. Her faturayı yasal olarak 10 yıl saklanması gerekmektedir, elektronik ortamda hazırlanan fatura sayesinde iş yüküne ihtiyaç yoktur ve sarf malzeme maliyetini ortadan kaldırır. Ayrıca kullandığınız muhasebe, ERP sistemlerine uygulanabilir.
e-Arşiv Nedir?
e-Arşiv, e-fatura uygulaması dışındaki tüm vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayan kişilere düzenlenen fatura anlamını taşımaktadır. Firmaların E-Faturaya geçmemiş kurumsal ve bireysel müşterilerinin bildirdikleri herhangi bir mail adresine ya da SMS numarasına PDF formatında gönderilen ve diğer kopyası elektronik mali mühür ve zaman damgası ile imzalanarak 10 yıl boyunca elektronik ortamda online erişime açık saklanmaktadır.
Şirketler, tüm fatura işlemleri elektronik ortama taşınacağı için kağıt fatura oluşturma, gönderme ve saklama maliyetlerinden tasarruf sağlamaktadır, Manuel fatura girişlerinden kaynaklı hataları minimuma indirmektedir.
e-İmza Nedir?
E-İmza bir başka değişle elektronik imza, elektronik veriye eklenerek belgenin dijital ortamda imzalanmasını sağlar. Dijital belgelerin, ıslak imzalı kağıt belgelerle eşdeğer haline getirmiştir. E-İmza ile düzenlenen verilerin değiştirilmesinin ve silinmesinin önüne geçer bir bütünlük oluşturur. Elektronik ortamda hazırlanan E-İmza belgeye resmiyet kazandırır ve karşılıklı güven ortamı oluşturur. Yasal olarak kayıt altına alınacağı için itiraz edilmesinin önüne geçer. Aynı zamanda kimlik doğrulama yöntemlerinden biridir. Bu durum hem bireylere hem de kurum ve şirketlere pek çok avantaj sağlamaktadır.
E-İmza ile hazırlanan belgeler daha hızlı bir şekilde tamamlanır. Islak imzalı belgenin saklanması ve korunması açısından iş gücünü ortadan kaldırır. Kağıt israfının önüne geçileceği için çevreye de katkı yapılmaktadır. Ayrıca maliyeti açısında kurumların tercih sebeplerinden biridir.
E-İmza sayesinde güvenlik ve veri gizliliği devlet kurumları, sağlık hizmetleri, bankalar ve e-ticaret platformlarında kullanılmaktadır. E-İmza resmi belgelerin, anlaşmaların, sözleşmelerin, raporların, dilekçelerin, fiyat ve onaylarının imza süreçlerini daha hızlı, kolay ve maliyetini düşürerek güvenli bir şekilde tamamlanmasını sağlamaktadır. Kurumlara sağladığı ben büyük avantaj zaman ve maliyettir.
E-İmza ıslak imza gibi sabit bir yapısı yoktur. Harf, karakter ya da sembollerden oluşur.
e-Adisyon Nedir?
E-Adisyon, bir e-Dönüşüm uygulamasıdır. Elektronik ortamda kullanılan e-Adisyon, birçok kolaylık ve avantajı vardır. E-Adisyon halka açık kafe, restoran, pastane, bar, kafeterya, gazino gibi işletmelerde; masaya servis yapılan ve vergilendirilen işletmelerinin kağıt üstünde düzenlenen belgenin elektronik ortamda düzenlenmesidir. Gerçek usulde vergilendirilen işletmeler için zorunlu hale gelmiştir. Tıpkı e-Fatura, e-Arşiv gibi elektronik ortamda hazırlanır ve saklanır.
E-Adisyon yeni bir belge türü değildir. Adisyon belgesinin hukuki niteliklerinin tümüne sahip bir elektronik belge türüdür. Dijital ortamda hazırlanan e-Adisyon, hizmet süresince müşterinin bulunduğu masada bulunması zorunlu değildir.
Elektronik ortamda oluşturulan e-Adisyon, hizmetin tamamlanmasıyla beraber evrensel geçerliliği olan tekil numarası bulunan e-Fatura, e-Arşiv Fatura veya Ödeme Kaydedici Cihazlarda perakende satış fişine dönüştürülmesi zorunludur.